El Facility Management ¿Cuesta Dinero ó Previene Perder Valor?

La administración de los inmuebles, en su operación y mantenimiento en el día a día, o Facility Management, es uno de los renglones que algunas empresas recortan drásticamente….. y luego pagan las consecuencias, con un costo muchísimas veces mayor.

Porque lo que muchas veces se ve solo como un “costo”….. en realidad es la prevención de pérdidas que no están midiendo, y esto puede suceder en activos de enorme valor.

Se recortan los presupuestos en: mantenimiento, personal, calidad de proveedores, repuestos, programas preventivos y otros rubros. Todo parece eficiente; no tiene consecuencias inmediatas, hasta que deja de ser eficiente y comienzan los dolores de cabeza. Porque las pérdidas operativas no se anuncian de inmediato, se acumulan silenciosamente:

• La vida útil de los equipos se reduce en años.
• Las ineficiencias energéticas pasan desapercibidas y generan sobrecostos.
• Los pequeños defectos se convierten en fallas que requieren capital.
• La experiencia de los clientes se deteriora lentamente y la relación con ellos también.
• Los márgenes de seguridad se reducen sin que se informe.

Nada de esto afecta su estado de resultados hoy, pero ya le está costando dinero al dueño del edificio.

He aquí cómo se genera el problema estructural, la mayoría de las organizaciones están preocupadas por el corto plazo y miden: LO QUE GASTAN

Muy pocas tienen una visión de largo plazo y miden: LO QUE ESTÁN EVITANDO PERDER

Así, las decisiones se optimizan para obtener “ahorros” visibles… mientras tanto, las pérdidas invisibles se acumulan en segundo plano. Cuando hablamos de costos invisibles en la administración de un inmueble, nos referimos a los gastos que no figuran explícitamente en los estados financieros, pero que erosionan la rentabilidad y el valor del activo con el tiempo. Son fugas silenciosas de dinero que provienen de una administración deficiente.

Ejemplos de costos invisibles en la operación de un inmueble:

• Mantenimiento diferido: No atender pequeñas reparaciones (fugas, grietas, pintura) genera deterioro acelerado y, a la larga, mayores gastos en rehabilitación.
• Ineficiencia energética: Sistemas de iluminación, aire acondicionado o calefacción obsoletos consumen más electricidad y elevan las facturas.
• Desgaste de instalaciones comunes: Elevadores, bombas de agua o sistemas de seguridad mal gestionados provocan interrupciones y gastos extraordinarios.
• Alta rotación de inquilinos: Una mala administración genera insatisfacción, lo que implica periodos de vacancia y pérdida de ingresos.

Y hay otro tipo de costos ocultos en una mala administración inmobiliaria:

• Gestión deficiente de contratos: No renegociar seguros, servicios o proveedores provoca sobrecostos innecesarios.
• Cobranza ineficaz: La morosidad de inquilinos o las cuotas de mantenimiento no recaudadas afectan el flujo de caja y, si no se gestionan adecuadamente, se vuelven incobrables.
• Falta de transparencia: Una administración sin reportes claros abre la puerta a malos manejos o incluso fraudes.
• Imagen del inmueble: la falta de mantenimiento en las fachadas genera la percepción de abandono que reduce el atractivo del inmueble y su valor de mercado.

Principales fugas de dinero en la operación

• Servicios básicos: Agua, luz y gas mal controlados, sin medición y sin auditoría de consumos.

• Personal y proveedores: Contrataciones sin supervisión, duplicidad de funciones o pagos inflados.
• Vacancias prolongadas de los espacios: Cada mes sin ocupación es un ingreso perdido que no se recupera.
• Litigios y conflictos: Demandas por incumplimientos contractuales o problemas vecinales que pudieron prevenirse con buena gestión.

El Facility Management, cuando se realiza correctamente, no es un centro de costos, es parte de un sistema de control financiero.

Protege el valor de los activos, la continuidad operativa, la exposición al riesgo, la experiencia de marca y la imagen, así como la estabilidad del capital a largo plazo.

Cuando se invierte poco en la administración inmobiliaria, no se ahorra dinero, se pospone la pérdida, pero con un costo financiero muy grande, equivalente a pagar intereses altísimos

Y esos intereses se manifiestan más adelante como:gastos de capital de emergencia, fallos de los sistemas, daños a la reputación, inestabilidad operativa y muchos otros problemas.

Las organizaciones mejor administradas lo entienden; no se preguntan:

“¿Cuánto nos cuesta el servicio de Facility Management ?”

Lo que se preguntan es:

“¿Cuántas pérdidas nos evita el Facility Management que ni siquiera vemos?”

Esa es la diferencia entre gestionar costos vs proteger el valor de los inmuebles que nunca son un activo con poco valor.

Si su presupuesto de gestión de Facility Management parece muy ajustado, es muy probable que su exposición al riesgo en muchos rubros sea muy alta.

Rafael Berumen

Managing Director Colliers REMS Mexico | Presidente de IFMA México Chapter 2023-2025

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